Recht op informatie
Artikel 31 WOR
Stel... Je moeder koopt een nieuwe auto en ze vraagt jou om advies, of misschien zelfs wel bevestiging over de keuze die ze maakt.
Wat is dan de belangrijkste voorwaarde voordat je dit advies kunt geven?
Juist, betrouwbare informatie over de auto. Sommige specificaties kun je zelf makkelijk vinden op het internet zoals het verbruik en actiradius. Andere informatie zul je van de garage moeten krijgen zoals de onderhoudshistorie, extra opties en eventuele gebreken.
Wat staat er in de WOR?
Als ondernemingsraad heb je recht op alle informatie die je redelijkerwijs nodig hebt voor de uitvoering van je taak. Dit betekent niet dat alles vanzelf jullie kant op komt vliegen. Sommige informatie krijg je, sommige moet je opvragen.
Actief informatierecht
Vanuit de bestuurder betekent actief: de bestuurder verstrekt ongevraagd informatie.
Dit is onder andere:
- Basisinformatie over de onderneming
- Financieel-economische informatie,
- Sociale informatie, .
- Beloningsverhoudingen (bij minimaal 100 werknemers)
- Informatie bij advies- en instemmingsaanvragen
- Wijzigingen in een pensioenuitvoerings-overeenkomst
Passief informatierecht
Het passieve informatierecht is het algemene recht van de OR om zelf aanvullende informatie op te vragen.
Dit gaat om alle informatie die de OR redelijkerwijs nodig kan hebben voor zijn taak.
- informatie die ontbreekt in een advies- of instemmingsaanvraag;
- de financiële onderbouwing van een besluit;
- informatie over alternatieven voor een voorgenomen besluit;
Welke informatie wel en niet?
De bestuurder mag de vraag om informatie niet weigeren, tenzij deze ook niet in het bezit is van de opgevraagde informatie.
Het is goed om je als OR af te vragen "waar hebben wij deze informatie voor nodig?" Het kan zijn dat meer informatie niet perse betekent dat je een beter besluit neemt.
Soms kan dit betekenen dat de OR dan zelf een deskundige moet raadplegen om toch een compleet beeld te krijgen. Hier lees je ook meer over bij de faciliteiten.
Geheimhouding
De belangrijkste reden voor een bestuurder om terughoudend te zijn om informatie te delen is (bedrijfs)gevoeligheid
Gelukkig voorziet de WOR hierin. In artikel 20 is geheimhouding vastgelegd. Dit betekent gelukkig niet dat je nooit kunt spreken over je OR werk.
De OR mag niet over bedrijfsgeheimen spreken, ook wanneer dit niet uitdrukkelijk is afgesproken. In de praktijk zien we dat het wel heel verstandig is om hier goede afspraken over te maken.
Actief informatierecht
Een ondernemingsraad kan zijn werk alleen goed doen wanneer hij weet wat er binnen de organisatie speelt. Daarom verplicht de WOR de bestuurder om bepaalde informatie uit eigen beweging aan de OR te verstrekken. De OR hoeft hier dus niet eerst om te vragen. Deze verplichting voorkomt dat de OR voor zijn informatie volledig afhankelijk wordt van wat hij toevallig zelf ontdekt.
Net als bij het voorbeeld van de aankoop van een auto gaat het hierbij om informatie die nodig is om tot een goed oordeel te komen. Een advies over een auto wordt immers moeilijk wanneer alleen het merk en de kleur bekend zijn. Voor de OR geldt hetzelfde: alleen weten dát de bestuurder iets wil veranderen, is meestal onvoldoende.
Aan het begin van iedere zittingsperiode ontvangt de OR schriftelijke basisinformatie over de onderneming. Denk aan de juridische structuur, de zeggenschapsverhoudingen, de organisatieopbouw en de verdeling van bevoegdheden. Ook moet duidelijk zijn welke personen daadwerkelijk zeggenschap over de onderneming uitoefenen en hoe de onderneming verbonden is met andere organisaties.
Daarnaast verstrekt de bestuurder periodiek financieel-economische en sociale informatie. De financieel-economische informatie gaat bijvoorbeeld over de jaarrekening, de begroting, investeringen, financiering en de verwachtingen voor de komende periode. Sociale informatie heeft onder meer betrekking op de personeelsbezetting, het gevoerde personeelsbeleid en de manier waarop regelingen over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden zijn uitgevoerd. Bij organisaties met ten minste honderd werknemers wordt de OR ook geïnformeerd over de beloningsverhoudingen binnen de onderneming.
Ook bij een advies- of instemmingsaanvraag heeft de bestuurder een actieve informatieplicht. De aanvraag moet voldoende informatie bevatten om het voorgenomen besluit goed te kunnen beoordelen. Alleen melden wat de bestuurder van plan is, is niet voldoende. De OR moet ook inzicht krijgen in de aanleiding, de gevolgen, de risico’s en de maatregelen die de bestuurder wil nemen.
Daarmee lijkt de positie van de OR op die van iemand die advies geeft over een auto. Je wilt niet alleen weten welke auto wordt overwogen, maar ook wat deze kost, hoe betrouwbaar deze is en welke risico’s aan de aankoop zijn verbonden.
Het actieve informatierecht betekent niet dat de OR vervolgens achterover kan leunen. De verstrekte informatie kan vragen oproepen of onvolledig blijken te zijn. In dat geval gaat het actieve informatierecht over in het passieve informatierecht: de OR vraagt dan zelf gericht om aanvullende informatie.
Passief informatierecht
Het passieve informatierecht is het algemene recht van de OR om informatie bij de bestuurder op te vragen. Volgens artikel 31 lid 1 WOR verstrekt de ondernemer desgevraagd alle inlichtingen en gegevens die de OR redelijkerwijs nodig heeft voor de vervulling van zijn taak. Het gaat dus niet alleen om informatie die de bestuurder zelf belangrijk vindt, maar om informatie die de OR nodig heeft om zijn wettelijke rol goed te kunnen uitvoeren.
Ook dit sluit aan op het voorbeeld van de auto. Sommige gegevens kun je zelf vinden, bijvoorbeeld het verbruik of de cataloguswaarde. Voor informatie over de onderhoudshistorie, eerdere schade of de precieze aankoopvoorwaarden moet je meestal aanvullende vragen stellen.
De OR bepaalt in eerste instantie zelf welke informatie hij nodig heeft. Daarbij moet hij wel kunnen uitleggen waarvoor de informatie wordt gebruikt. Een verzoek als “wij willen alle financiële stukken ontvangen” is meestal te algemeen. Een verzoek om de financiële onderbouwing van een voorgenomen reorganisatie te ontvangen, zodat de OR de noodzaak en de alternatieven kan beoordelen, is veel concreter.
Het informatierecht kan ook betrekking hebben op informatie die nog niet in een kant-en-klaar document staat. Wanneer de bestuurder de informatie niet precies in de gevraagde vorm beschikbaar heeft, betekent dit niet automatisch dat hij niets hoeft te verstrekken. Van hem mag worden verwacht dat hij zich inspant om de beschikbare gegevens te verzamelen, te ordenen of begrijpelijk toe te lichten. De omvang van die inspanning moet wel redelijk blijven.
De OR kan bijvoorbeeld vragen om een businesscase, formatiegegevens, ziekteverzuimcijfers, onderzoeksrapporten, risicoanalyses of informatie over onderzochte alternatieven. Ook kan de OR vragen om mondeling verstrekte informatie schriftelijk te bevestigen. Op verzoek van de OR moet de informatie in beginsel schriftelijk worden verstrekt.
Wanneer de bestuurder weigert informatie te geven, is het verstandig dat de OR zijn verzoek nader motiveert. De OR benoemt dan de concrete WOR-taak, het dossier en de reden waarom de informatie noodzakelijk is. Blijft de bestuurder bij zijn weigering, dan kan het geschil uiteindelijk via bemiddeling door de bedrijfscommissie of een procedure bij de kantonrechter worden voorgelegd.
Welke informatie wel en niet?
Het informatierecht van de OR is breed, maar niet onbeperkt. Net als het voorbeeld bij de auto zul je waarschijnlijk niet om alle bankafschriften van je moeder vragen. Die informatie gaat verder dan nodig is voor de keuze van de auto. Het wel logisch om te checken of ze rekening heeft gehouden met alle bijkomende kosten zoals wegenbelasting, onderhoud en brandstof. Voor de OR geldt hetzelfde: de gevraagde informatie moet passen bij het onderwerp dat wordt onderzocht of beoordeeld.
Bij een adviesaanvraag mag de OR bijvoorbeeld informatie vragen over de financiële noodzaak van het besluit, de personele gevolgen en de alternatieven die zijn onderzocht. Bij een instemmingsaanvraag kan de OR vragen hoe een regeling in de praktijk wordt uitgevoerd, welke groepen medewerkers ermee te maken krijgen en welke risico’s eraan verbonden zijn. Ook buiten een formele aanvraag kan de OR informatie nodig hebben voor zijn stimulerende taak, het overleg met de bestuurder of het doen van een initiatiefvoorstel.
Dat de informatie gevoelig of ongunstig voor de bestuurder is, vormt op zichzelf geen geldige reden om deze achter te houden. Ook concurrentiegevoelige, financiële of strategische informatie kan noodzakelijk zijn voor het OR-werk. In dat geval kan de informatie zo nodig onder geheimhouding worden verstrekt. Geheimhouding is daarmee geen alternatief voor informatieverstrekking, maar een manier om vertrouwelijke informatie toch verantwoord met de OR te delen.
De bestuurder hoeft geen informatie te verstrekken die geen redelijk verband houdt met het werk van de OR. Ook hoeft de OR niet zonder duidelijke aanleiding toegang te krijgen tot volledige individuele personeelsdossiers, medische gegevens of andere persoonsgegevens. Vaak kan de benodigde informatie worden geanonimiseerd of op groepsniveau worden verstrekt. De OR vraagt daarom bij voorkeur om de informatie die noodzakelijk is, zonder meer persoonsgegevens op te vragen dan voor het doel nodig zijn.
Een goede OR legt bij ieder informatieverzoek uit welke vraag hij wil beantwoorden en welk besluit of onderwerp hij wil beoordelen. Daarmee wordt voorkomen dat de discussie alleen gaat over het recht op een document. Het gesprek gaat dan over het werkelijke doel: ervoor zorgen dat de OR op basis van volledige en betrouwbare informatie tot een oordeel kan komen.
Geheimhouding
De geheimhoudingsplicht is geregeld in artikel 20 WOR. De plicht geldt voor OR-leden, commissieleden, geraadpleegde deskundigen en personen die het secretariaat van de OR voeren. Zij mogen vertrouwelijke informatie niet zomaar delen met collega’s of anderen buiten de OR.
Sommige informatie valt automatisch onder de geheimhoudingsplicht. Dit geldt voor bedrijfs- en ondernemingsgeheimen waarvan een OR-lid het vertrouwelijke karakter begrijpt of redelijkerwijs moet begrijpen. Daarvoor hoeft de bestuurder dus niet steeds uitdrukkelijk te zeggen dat de informatie geheim is. Denk bijvoorbeeld aan nog niet gepubliceerde commerciële plannen, beveiligingsinformatie of gevoelige gegevens over individuele medewerkers.
Bij het voorbeeld van de auto kan het bijvoorbeeld gaan om informatie die de verkoper alleen vertrouwelijk deelt, zoals een nog niet openbaar bod of persoonlijke financiële gegevens. Je mag die informatie dan niet zonder meer verder verspreiden. Dat betekent echter niet dat je er geen gebruik van mag maken bij het vormen van je advies.
Daarnaast kan de bestuurder voor andere informatie uitdrukkelijk geheimhouding opleggen. Hij moet daarbij zo veel mogelijk duidelijk maken welke informatie onder de geheimhouding valt, hoelang de geheimhouding duurt en tegenover welke personen zij geldt. De bestuurder kondigt bij voorkeur vooraf aan dat hij informatie onder geheimhouding wil delen. De OR kan dan beoordelen welke gevolgen dat heeft voor zijn mogelijkheid om medewerkers te raadplegen.
Geheimhouding mag niet breder worden opgelegd dan noodzakelijk. De OR moet namelijk contact kunnen houden met zijn achterban en informatie kunnen ophalen bij de medewerkers die met een besluit te maken krijgen. Daarom is het verstandig om concrete afspraken te maken. De OR kan bijvoorbeeld wel over de gevolgen van een verandering spreken, terwijl financiële bedragen, namen of de definitieve datum nog vertrouwelijk blijven.
De geheimhoudingsplicht eindigt niet automatisch wanneer een OR-lid uit de OR of uit dienst gaat. Zij blijft gelden zolang het vertrouwelijke karakter van de informatie dit vereist of zolang de opgelegde termijn loopt. Wanneer een OR-lid van mening is dat geheimhouding onredelijk is opgelegd, kan hij of de OR de kantonrechter verzoeken de geheimhouding op te heffen. Een opzettelijke schending van de geheimhoudingsplicht kan ernstige arbeidsrechtelijke en strafrechtelijke gevolgen hebben.